Outsourcing úklidu vypadá jednoduše. Předáte službu někomu jinému a staráte se o důležitější věci.
To je očekávání. Realita bývá jiná.
V čem se firmy u outsourcingu mýlí
Někdo přijde, uklidí a odejde. Firma se o nic nestará, faktura přijde jednou měsíčně a problém je vyřešený. Outsourcing proběhl a hotovo.
Jenže takhle se nevybírá partner. Takhle se najímá brigádník. A brigádník standard prostředí neřídí, jen plní zadání. Když zadání nestačí, jde to vidět. Firma to pocítí na reklamacích, na čase office manažera a na dojmu, který prostory dělají na zaměstnance i klienty.
Outsourcing úklidu má smysl jen tehdy, když se k němu přistupuje jako k partnerství, ne jako k nákupu nejlevnější služby.
Co kvalitní outsourcing ve skutečnosti nabízí
Dobrý outsourcing není jen o tom, že někdo uklidí místo vás. Je o tom, že přebíráte systém, který řídí kvalitu prostředí za vás.
Takový partner zná váš provoz a přizpůsobuje se mu. Ví, kdy a kde jsou nejvytíženější prostory. Má nastavený způsob kontroly výsledku, ne pouze přítomnosti personálu. Reaguje na podněty a problémy řeší dřív, než si jich všimnou vaši zaměstnanci nebo klienti.
Výsledkem je prostředí, které drží standard bez toho, abyste ho museli neustále hlídat.
Dva přístupy, dva výsledky
Vezměme dva scénáře.
Firma A si najme nejlevnějšího dodavatele, kterého najde. Úklid probíhá třikrát týdně podle fixního harmonogramu. Když je problém, office manažer volá dodavateli. Někdy se věc vyřeší, někdy ne. Po roce firma hledá někoho jiného.
Firma B si vybere partnera, který před podpisem smlouvy projde prostory, zmapuje provoz a navrhne režim úklidu na míru. Součástí služby je pravidelná kontrola kvality a jeden kontaktní člověk, který zná budovu a řeší věci bez zbytečné administrativy. Office manažer se úklidem vůbec nezabývá.
Cena služby u firmy B může být vyšší. Celkové náklady včetně času managementu, reklamací a opakovaného výběru dodavatele jsou ale nižší.
Jak poznáte správného dodavatele?
Poznáte ho už před podpisem smlouvy. Zkuste se ho zeptat:
- Jak probíhá nastavení služby? Přijde někdo prostory osobně projít, nebo dostanete jen standardní nabídku bez znalosti provozu?
- Kdo bude kontaktní osoba? Budete vědět, na koho se obrátit, a jak rychle bude partner reagovat na podněty?
- Jak se měří kvalita? Dostanete pravidelný reporting, kontrolní výstupy a zpětnou vazbu, nebo jen měsíční fakturu?
- Jak se řeší zástupy při nemocnosti personálu? Má dodavatel připravený systém náhrad, aby služba fungovala i při výpadku pracovníků?
- Jakou chemii a techniku používají? Umí vysvětlit, proč je vhodná právě pro vaše povrchy, provoz a frekvenci úklidu?
Pokud partner na tyto otázky odpovídá konkrétně a bez váhání, je to dobrý signál. Pokud mlží nebo slibuje vše za nejnižší cenu, teď už i vy víte, že je to špatně.
Outsourcing má fungovat za vás, ne kvůli vám
Firmy, které k outsourcingu přistupují strategicky, ho nevnímají jako nutné zlo. Vnímají ho jako způsob, jak dostat kvalitu prostředí pod kontrolu, ušetřit čas managementu a snížit celkové náklady.
Rozdíl mezi nejlevnějším dodavatelem a správným partnerem není vždy v ceně na faktuře. Liší se v tom, co za tu cenu dostanete.
A první krok k tomu je vědět, kde teď stojíte.
Chcete vědět, co dostáváte teď?
Připraveni vybírat jinak? Začněte tím, že se podíváte na svou současnou situaci. Kdy jste naposledy změnili dodavatele a proč? Kolik času strávil váš office manažer za poslední rok řešením úklidových problémů? Vypadají vaše prostory v pátek odpoledne stejně jako v pondělí ráno?
Pokud odpovědi nejsou příjemné, je čas na změnu. OPTIMIA prostory osobně projde, zmapuje provoz a navrhne konkrétní řešení. Bez standardních šablon a bez závazků. Ozvěte se nám.