V polovině listopadu podepíšete smlouvu na pravidelný úklid od ledna. Nikdo termín dodání neřeší a vy předpokládáte, že tím máte letošní povinnost z krku. V únoru se ukáže, že ne.
Rozhoduje datum. Náhradní plnění se uplatňuje za rok, ve kterém bylo odebráno, takže služba nebo zboží musí být dodané do 31. prosince. Smlouva podepsaná v prosinci s realizací od ledna je plnění pro příští rok, ne pro letošní.
Co se v šesti týdnech ještě stihne
Zboží ze skladu – Spotřební materiál, hygienické potřeby, pracovní oděvy, kancelářské vybavení. Objednávka z e-shopu v režimu náhradního plnění dorazí v řádu dnů a datum dodání máte jisté.
Jednorázové služby – Hloubkové čištění koberců a čalounění, mytí oken, strojní čištění podlah, mimořádný úklid. Dají se naplánovat na konkrétní den v prosinci, takže je datum dodání vyřešené.
Revize a školení BOZP – Pokud je máte v plánu na začátek příštího roku, zvažte přesun na prosinec.
Co se do konce roku nestihne
Dlouhodobé smlouvy s náběhem v lednu – Facility management nebo pravidelný úklid se započítávají podle data dodání. Podpis v prosinci vám letošní objem nezaplní.
Služby s dlouhou přípravou – Energetický audit nebo ESG reporting stojí na sběru dat a analýze. Za šest týdnů z toho nevznikne výstup, který obstojí.
Zakázková výroba – U výroby na míru si bez potvrzeného termínu nemůžete být jistí, že stihne dorazit do konce roku.
Tři otázky, kterými si vše ověříte
Jaké bude datum dodání na faktuře? Nechcete termín objednávky, nechcete termín podpisu. Datum dodání. Mějte ho v objednávce nebo aspoň v e-mailu.
Kolik zbývá z limitu dodavatele? Limit je společný pro všechny jeho odběratele a v listopadu bývá z velké části vyčerpaný. Ověříte si to ve veřejném seznamu na stránkách MPSV, ještě než zvednete telefon.
Vložíte doklad do evidence a dáte nám vědět? Dodavatel má na vložení 30 dnů od zaplacení. Vy pak musíte doklad do 14 dnů potvrdit, jinak se plnění nezapočítá, i když je zaplacené. Zeptejte se, jestli vás dodavatel na potvrzení upozorní sám.
Když to nestihnete všechno
Kombinace je povolená. Část pokryjete náhradním plněním, zbytek odvodem do 15. února.
Vezměme firmu se 60 zaměstnanci bez jediného OZP. Odvod by ji vyšel zhruba na 405 000 Kč. Když do konce roku zaplní třetinu objemu, odvede jen 270 000 Kč. Těch 135 000 Kč rozdílu přitom utratí za služby, které by stejně potřebovala.
Výše odvodu závisí na tom, kolik OZP firma zaměstnává. Bez jediného OZP platíte 3,5násobek průměrné mzdy za každou chybějící osobu. Při alespoň 3 % OZP jednonásobek. Svůj koeficient je dobré znát dřív, než začnete počítat, kolik budete doplácet.
Dáme vám konkrétní termíny
Napište nám, kolik vám do objemu chybí. Ověříme volnou kapacitu, potvrdíme termíny dodání a navrhneme, co jde reálně stihnout. A pokud něco nestihneme, řekneme vám to rovnou.