Co dělat ke konci roku, když objem náhradního plnění stále není naplněný? Čas tlačí a někdo musí narychlo objednat, co je po ruce. Ale to je špatně. Náhradní plnění totiž stačí jednou rozvrhnout a pak už jen odebírat služby, které firma stejně potřebuje. Tady je jednoduchý postup v pěti krocích, po kterém bude prosinec jen měsíc jako každý jiný.
Krok 1: Spočítejte si objem
Než začnete cokoli plánovat, potřebujete vědět, s jakou částkou pracujete.
Potřebujete průměrný přepočtený počet zaměstnanců za rok a kolik z nich má status OZP. Z toho vyjde povinný podíl a objem náhradního plnění, který ho pokryje. Kalkulačka náhradního plnění na našich stránkách vám to spočítá během minuty.
Firma s 50 zaměstnanci (bez jediného OZP) potřebuje v roce 2026 nakoupit služby zhruba za 674 000 Kč, aby povinnost pokryla celou.
Krok 2: Zjistěte, co firma stejně nakupuje
Teď se podívejte na svůj rozpočet a najděte položky, které jde přes náhradní plnění pořídit.
Potřebujete pravidelný úklid kanceláří? Sháníte recepci nebo ostrahu? Musíte řešit revize a školení BOZP? Zpracovává vám někdo mzdy? Čeká vás ESG reporting? Potřebujete zabalit nebo zkompletovat produkty? Jak to máte s elektřinou a plynem?
Sečtěte, kolik za tyhle věci ročně utratíte. U řady firem to samo o sobě pokryje celý objem nebo jeho podstatnou část.
Krok 3: Rozvrhněte to podle období
Některé služby běží průběžně, jiné mají sezónu. Rozvržení může vypadat zhruba takhle.
Začátek roku patří mzdové agendě, uzávěrkám a výkazům. Na jaře přichází sezóna revizí, školení BOZP a hloubkového čištění po zimě. Léto je vhodná doba na energetický audit, kdy je provoz klidnější a výsledky stihnete promítnout do topné sezóny. Podzim patří přípravě na ESG reporting a sběru dat.
Mezitím celoročně běží firemní úklid, facility management, recepce a bezpečnost. To je páteř, na které stojí většina objemu.
Krok 4: Zajistěte si kapacitu předem
Dodavatelé mají limit, kolik náhradního plnění mohou za rok poskytnout. Od roku 2025 je navíc nižší než dřív.
Kdo přijde v listopadu, může narazit na vyčerpanou kapacitu. Smlouva o rezervaci objemu vám ji zajistí dopředu a bez sankcí, pokud ji nakonec nevyčerpáte celou.
Krok 5: Hlídejte průběžně, ne na konci roku
Doklady do evidence náhradního plnění vkládá dodavatel, ne vy. Ale je dobré mít přehled, jak jste na tom s objemem.
U nás v OPTIMIA to řeší jeden přidělený obchodní manažer, který objem sleduje za vás. Ozve se, když je potřeba něco doobjednat, ne až v prosinci.
Zjistíme, jak to náhradní plnění nastavit nejlépe u vás
OPTIMIA nabízí v režimu náhradního plnění facility management, úklid, outsourcing mezd, balení a kompletaci, energetický management i ESG reporting. Připravíme bezplatnou analýzu vašich zákonných povinností a pomůžeme vám rozvrhnout objem na celý rok. Ozvěte se nám.