Zbývá pár týdnů a povinný podíl stále nemáte pokrytý. Než začnete panikařit, myslete na dvě věci.
Ta první vás potěší. Zaplatit nemusíte do Silvestra. Faktura může být uhrazená a vložená do evidence až do 15. února, tedy do dne, kdy podáváte ohlášení o plnění povinného podílu.
Ta druhá je už horší. Služba nebo zboží musí být dodané do 31. prosince. Náhradní plnění se uplatňuje za rok, ve kterém bylo odebráno, a datum dodání na dokladu to musí potvrdit. Tenhle termín posunout nejde.
Co ještě stihnete, záleží na tom, kolik vám chybí.
Chybí vám do čtvrtiny objemu
Nejlepší situace. Mezeru totiž zaplníte běžným nákupem, který by firma stejně musela provést.
Spotřební materiál, hygienické potřeby, pracovní oděvy, kancelářské vybavení. Objednávka z e-shopu v režimu náhradního plnění se dodá v řádu dnů a datum dodání máte v pořádku.
Co ověřit: Má dodavatel volný limit a stihne zboží reálně dodat do konce roku? U naskladněných položek to problém nebývá, u objednávek na zakázku ano.
Chybí vám čtvrtina až polovina
Tady už nákup zboží nestačí. Potřebujete kombinaci a začít musíte hned.
Jednorázové služby se dají dodat rychle a představují výrazně větší objem než zboží. Hloubkové čištění koberců a čalounění, mytí oken, strojní čištění podlah, mimořádný úklid před koncem roku. K tomu revize, školení BOZP nebo energetický audit, pokud je máte před sebou.
Co ověřit: Volnou kapacitu dodavatele ve veřejném seznamu na mpsv.gov.cz. V listopadu a prosinci bývá u řady dodavatelů limit vyčerpaný. A hlavně termín realizace, protože objednat službu na leden vám letošní povinnost nepokryje.
Chybí vám víc než polovina
Zaplnit celou mezeru za pár týdnů jde, ale potřebujete k tomu dodavatele, který má volnou kapacitu a zvládne dodat rychle.
Realisticky to znamená kombinovat několik věcí najednou. Rozsáhlejší jednorázové služby, dlouhodobou smlouvu na facility služby nebo úklid s realizací ještě letos, outsourcing mzdové agendy a k tomu nákup zboží.
Co ověřit: Zvládne dodavatel všechno pod jednou smlouvou? Shánět pět dodavatelů v polovině prosince není realistický plán.
Počítejte s tím, že část povinnosti nejspíš pokryjete přímým odvodem. I tak se vyplatí zaplnit co nejvíc. Každá koruna v náhradním plnění vám sníží částku přímého odvodu, a navíc za ni něco dostanete.
Nezapomeňte na potvrzení v evidenci
Dodavatel vloží doklad do evidence do 30 dnů od zaplacení. Pak přijde notifikační e-mail a někdo u vás ho musí do 14 dnů potvrdit. Bez potvrzení se plnění nezapočítá.
V prosinci a lednu si určete konkrétního člověka, který ty e-maily hlídá, a dejte mu vědět, že budou chodit.
Zjistíme, co se u vás ještě stihne
Řekněte nám, kolik vám do objemu chybí, a připravíme konkrétní návrh. Včetně toho, co OPTIMIA reálně stihne dodat do konce roku. Facility služby, úklid, hloubkové čištění, outsourcing mezd i zboží z e-shopu. Ozvěte se nám.